Tópico 4 Escrita Profissional
A escrita profissional é qualquer tipo de comunicação escrita criada num ambiente ou num contexto de trabalho que permita aos empregados, por exemplo, comunicar eficazmente uns com os outros, ajudar a liderança na tomada de decisões, aconselhar os clientes, aderir aos regulamentos locais, estatais ou federais, apresentar propostas para contratos, etc.
Exemplos de escrita profissional:
- Cartas Comerciais
- Emails
- Relatórios
- Newsletters
- Comunicados de imprensa
- Agenda de reuniões
- Currículos e cartas de apresentação
- Respostas a cartas de reclamação de clientes
Normalmente, as cartas comerciais destinam-se a comunicar pormenores sobre o negócio. A saudação (“Caro Sr.” ou “Saudações!”) e a linha introdutória, que descreve sucintamente o que se pretende discutir, devem ser incluídas num breve parágrafo que siga um padrão convencional. Após esta linha de abertura, o corpo da sua mensagem é seguido por linhas de encerramento que agradecem ao leitor pelo seu tempo ou solicitam comentários sobre a sua mensagem, conforme o caso.
- Texto instrutivo e documentos informativos
- Carta formal e profissional. A duração depende da finalidade, do objetivo do escritor.
- Resuma o que pretende dizer no seu parágrafo de introdução
- Inclua o endereço do destinatário
- Inclua quem está a escrever a carta
- No corpo da carta escreva a sua mensagem principal
- Termine a sua carta
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- Use um assunto significativo
- Aborde-os adequadamente
- Mantenha o e-mail ao ponto
- Facilite a leitura
- Não utilize linguagem de gíria
- Seja gentil e grato
- Se houvesse uma conversa anterior, e se necessário, trazer à tona alguns pontos
- Releia o e-mail para corrigir erros tipográficos e gramaticais
- Use uma assinatura profissional
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- Resumo executive
- Conteúdos – Página de índice
- Introdução: Origem, fundamentos do assunto principal
- Desenvolvimento: Relatório principal
- Conclusão: Inferências, Medidas tomadas, projeções
- Referência: fontes de Informação
- Apêndice
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- Estratégia da Newsletter por e-mail: Definir objetivo, Decidir de que forma a Newsletter irá acrescentar valor
- Software da Newsletter: Sem ter isto em conta, é provável que as suas campanhas sejam assinaladas como spam
- Lista do email da Newsletter
- Formulário de subscrição de e-mail para o website da empresa
- Formulário de subscrição da Newsletter
- Atrair subscritores para a Newsletter
- Criar a sua primeira campanha para a Newsletter: Email linha de assunto, informação do remetente, conceção
- Pré-visualizar e enviar um email de teste
- Enviar a sua Newsletter
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- Título
- Data de publicação
- Informação de contacto
- Síntese
- Parágrafo introdutório
- Parágrafos de pormenores
- Sobre: Informação sobre a empresa (nome, declaração de missão, datas de fundação, dimensão da empresa.
- ###: Indicar o conteúdo final do comunicado de imprensa
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- Objetivo da reunião
- Listar todos os tópicos que serão discutidos
- Identificar as questões da agenda de tomada de decisão
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- Siga as normas da Indústria
- Seja breve
- Palavras-chave
- Linguagem clara
- Enfatize as informações relevantes
- Não utilize imagens
- Formatação simples
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Como responder às reclamações dos clientes
- Leia a queixa
- Peça desculpas por qualquer inconveniente
- Explique o que pode ter causado o problema
- Proponha uma solução acionável e detalhada
- Explique como pode melhorar a experiência do cliente no futuro
- Ofereça um incentive
- Encoraje a resposta do cliente
- Responder a quaisquer cartas ou perguntas posteriores
Dicas
- Dirija-se ao cliente pelo nome
- Tenha em consideração o ponto de vista do cliente
- Responda o mais rapidamente possível e seja educado e profissional
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